„Marcin, jakie dokumenty mogę już zniszczyć?”
– to pytanie słyszę dwa razy w roku: na początku roku oraz w terminie sporządzania rozliczeń rocznych.
Nie tylko osoby, które prowadzą działalność gospodarczą, posiadają dokumenty podatkowe.
Jeśli pracujesz na etacie lub świadczysz pracę np. na podstawie umowy-zlecenia, to w myśl zasady „pracujesz, zarabiasz, płacisz podatki” na pewne masz w swoim domu lub biurze zeznanie podatkowe z lat poprzednich.
Czy wiesz, ile lat musisz przechowywać i kiedy możesz zniszczyć zeznania podatkowe?
Szybka odpowiedź: 5 lat, ale w zasadzie to 6 lat.
To w końcu ile?
Zgodnie z przepisami ordynacji podatkowej dokumenty, które stanowiły podstawę rozliczenia podatku, można zniszczyć po 5 latach, ale ten termin liczysz od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
To oznacza, że dokumenty podatkowe musisz przechowywać 6 lat.
Oto przykład:
Jak już wspomniałem, zobowiązanie podatkowe przedawnia się po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
W naszym przykładzie termin płatności przypadał na dzień 30.04.2015, co oznacza, że 5 lat liczymy od 31.12.2015.
Podatnik ten po zakończeniu 2020 roku będzie mógł zniszczyć dokumenty dotyczące podatków, których termin płatności upłynął w roku 2015.
Powyższe zasady stosuje się również do ksiąg podatkowych i dokumentów związanych z ich prowadzeniem.
Księgi podatkowe to księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia do celów podatkowych zobowiązani są podatnicy lub płatnicy.
Dla celów podatkowych należy je przechowywać do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Co z dokumentami dotyczącymi straty?
Jeśli prowadzisz firmę, to powyższe zasady stosujesz również w odniesieniu do dokumentów dotyczących rozliczenia podatku dochodowego za rok zamknięty stratą odliczoną w kolejnych latach podatkowych.
Dokumenty dotyczące straty należy więc przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego za rok, w którym została ona poniesiona. Jest to zasadniczo 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zostało złożone zeznanie podatkowe wykazujące stratę.
Ważne
Nie ma znaczenia, czy zostanie ona rozliczona w następnych okresach rozliczeniowych, czy nie. Nie wolno różnicować zasad przedawnienia wyników rozliczeń w podatku dochodowym w zależności od tego, czy wystąpi zobowiązanie podatkowe, dochód zwolniony z podatku czy strata.
Jeśli podatnik z przykładu wykazał stratę z działalności gospodarczej w rozliczeniu podatku dochodowego za rok 2014, to dokumenty dotyczące straty musi przechowywać do końca 2020 roku.
Jak od każdej zasady są wyjątki.
Niekiedy dokumenty podatkowe trzeba zachować dłużej niż wspomniane 5 lat. Dłuższy okres archiwizacji mogą przewidywać poszczególne ustawy. Do takich wyjątków można zaliczyć przedsiębiorców korzystających z przepisów ustawy o specjalnych strefach ekonomicznych. Są oni zobowiązani przechowywać księgi podatkowe i dokumenty związane z ich prowadzeniem do czasu upływu okresu przedawnienia roszczeń dotyczących zwrotu pomocy publicznej. Roszczenia te przedawniają się po 10 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym skorzystano z pomocy.
PAMIĘTAJ
Zgodnie z przepisami ordynacji podatkowej dokumenty, które stanowiły podstawę rozliczenia podatku, można zniszczyć po 5 latach, ale termin ten liczysz od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
To oznacza, że dokumenty podatkowe musisz przechowywać 6 lat.
Zachęcam do zostawienia komentarza.
Kategorie: terminy podatkowe