Oszczędności w firmie – faktura elektroniczna czy faktura papierowa

Czy naprawdę musisz dostarczać faktury papierowe do księgowości?

Czy wiesz, jak ograniczyć koszty w firmie?

Jako przedsiębiorca zapewne szukasz w firmie oszczędności.

I wiesz, że oszczędności w firmie to pożądana sprawa.

Stare przysłowie „pszczół” mówi:

oszczędnością i pracą ludzie się bogacą.

W biznesie tak jak w życiu: czasami małe rzeczy, ale robione w dużej skali przynoszą wymierne efekty.

Czy zastanawiałeś się, ile wydajesz w miesiącu na zakup papieru i toneru, aby wydrukować faktury? Czy wiesz, jak ograniczyć te koszty?

Możesz powiedzieć:

„No dobra, ale to są drobne kwoty i przecież muszę te faktury dostarczyć do księgowości”.

Jak mawiają ekonomiści, w sumie masz rację, ale to zależy.

Spójrz na poniższe pytania:

  1. Czy nie lepiej mieć tę drobną kwotę na własne przyjemności?
  2. Czy naprawdę musisz dostarczać faktury papierowe do księgowości?
  3. Jak udokumentować poniesione koszty?

 
Zaciekawiony?

 

Czy muszę przekazywać faktury papierowe do księgowości?

Jako przedsiębiorca, prowadząc swoją firmę, ponosisz co miesiąc jakieś określone koszty.

Wiele z kosztów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej jest udokumentowanych fakturami VAT.

Dlatego przez cały miesiąc skrupulatnie zbierasz lub drukujesz faktury otrzymane od swoich kontrahentów, a na początku następnego miesiąca zanosisz je do biura rachunkowego, bo przecież zrobiłeś koszty i trzeba to zaksięgować.

Wiadomo, koszty pomniejszają przychody i dzięki temu płacisz mniejszy podatek. A koszty dokumentujesz fakturami.

Od roku 2020 schemat „zbierasz lub drukujesz faktury i zanosisz do księgowości” zmienił się.

Wymuszona praca on-line spowodowała, że wielu przedsiębiorców zaczęło przekazywać swoje dokumenty drogą elektroniczną. Za pośrednictwem e-maila przesyłane są dokumenty w formie plików (skanów) stanowiących zeskanowane faktury, które pierwotnie przekazywano w formie dokumentu papierowego. Skany faktur są przechowywane w formie archiwum elektronicznego (w tzw. chmurze). Dzisiejsze rozwiązania informatyczne powodują, że faktury w postaci elektronicznej są przechowywane na serwerach w taki sposób, aby zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści (brak możliwości zmiany lub edycji danych), czytelność tych dokumentów oraz ich łatwe odszukanie.

Archiwizowanie otrzymanych faktur papierowych wyłącznie w formie elektronicznej ma zdecydowanie wymierny wpływ na wysokość kosztów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Jak już wspomniałem, dotychczasowy schemat uległ zmianie. Dziś wygląda on tak: robisz skany faktur i innych dokumentów i przesyłasz mailem do księgowości, a w „chmurze” przechowujesz je w formie elektronicznej, dla celów archiwalnych i dowodowych.

W myśl przepisów podatkowych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (z pewnymi wyjątkami, które tu możemy pominąć).

Definicja sformułowana w przepisach ma charakter ogólny.

Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez przedsiębiorcę powinien podlegać indywidualnej analizie.

To oznacza, że należy sprawdzić istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

Warto zaznaczyć, że kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

 

Aby wydatek stanowił koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

  • został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
  • jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
  • pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
  • został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
  • nie może znajdować się w grupie wydatków, których wg przepisów ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
  • został właściwie udokumentowany.

 

 

W związku z powyższym moim zdaniem jeśli przesłany przez ciebie skan dokumentu potwierdza wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego między kosztami a przychodami, to taki dokument będzie dowodem księgowym i możesz ująć go w kosztach swojej firmy.

Dostarczanie faktur papierowych nie jest już konieczne.

 

 

Podobne stanowisko

Podobne stanowisko można znaleźć w interpretacji indywidualnej z dnia 12 maja 2020 r. Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG – Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych dowodami źródłowymi przechowywanymi w formie cyfrowej.

 

Jeśli uważasz, że ten wpis uzupełnił twoją wiedzę i że może przydać się także twoim znajomym, to podziel się nim na Facebooku, Twitterze, e-mailem lub w inny dowolny sposób.

Zachęcam do zostawienia komentarza.
 


Kategorie: koszty podatkowe,podatek VATTagi:


Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

SOŁTYSIK Sc. ani autorzy poszczególnych tekstów (dalej: "Autorzy") nie odpowiadają za treść niniejszego bloga ani poszczególnych wpisów w zakresie, w jakim podmioty trzecie mogłyby doznać szkody majątkowej lub niemajątkowej, podejmując (lub nie podejmując) jakiekolwiek czynności na podstawie treści zamieszczonych na blogu. Treść bloga nie stanowi opinii prawnej ani jakiejkolwiek porady prawnej i nie może być podstawą do podjęcia jakiejkolwiek decyzji biznesowej. Treść bloga nie stanowi informacji o stanie obowiązującego prawa. Treść bloga stanowi wyłącznie odzwierciedlenie poglądów Autorów i nie stanowi oficjalnego stanowiska SOŁTYSIK Sc. w jakiejkolwiek sprawie. Autorzy zastrzegają prawo do zmiany tekstów oraz poglądów wyrażonych na blogu, w szczególności w przypadku zmiany prawa lub praktyki orzeczniczej sądów i organów administracji.