Czy wiesz, jak ograniczyć koszty w firmie?
Jako przedsiębiorca zapewne szukasz w firmie oszczędności.
I wiesz, że oszczędności w firmie to pożądana sprawa.
Stare przysłowie „pszczół” mówi:
oszczędnością i pracą ludzie się bogacą.
W biznesie tak jak w życiu: czasami małe rzeczy, ale robione w dużej skali przynoszą wymierne efekty.
Czy zastanawiałeś się, ile wydajesz w miesiącu na zakup papieru i toneru, aby wydrukować faktury? Czy wiesz, jak ograniczyć te koszty?
Możesz powiedzieć:
„No dobra, ale to są drobne kwoty i przecież muszę te faktury dostarczyć do księgowości”.
Jak mawiają ekonomiści, w sumie masz rację, ale to zależy.
Spójrz na poniższe pytania:
- Czy nie lepiej mieć tę drobną kwotę na własne przyjemności?
- Czy naprawdę musisz dostarczać faktury papierowe do księgowości?
- Jak udokumentować poniesione koszty?
Zaciekawiony?
Czy muszę przekazywać faktury papierowe do księgowości?
Jako przedsiębiorca, prowadząc swoją firmę, ponosisz co miesiąc jakieś określone koszty.
Wiele z kosztów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej jest udokumentowanych fakturami VAT.
Dlatego przez cały miesiąc skrupulatnie zbierasz lub drukujesz faktury otrzymane od swoich kontrahentów, a na początku następnego miesiąca zanosisz je do biura rachunkowego, bo przecież zrobiłeś koszty i trzeba to zaksięgować.
Wiadomo, koszty pomniejszają przychody i dzięki temu płacisz mniejszy podatek. A koszty dokumentujesz fakturami.
Od roku 2020 schemat „zbierasz lub drukujesz faktury i zanosisz do księgowości” zmienił się.
Wymuszona praca on-line spowodowała, że wielu przedsiębiorców zaczęło przekazywać swoje dokumenty drogą elektroniczną. Za pośrednictwem e-maila przesyłane są dokumenty w formie plików (skanów) stanowiących zeskanowane faktury, które pierwotnie przekazywano w formie dokumentu papierowego. Skany faktur są przechowywane w formie archiwum elektronicznego (w tzw. chmurze). Dzisiejsze rozwiązania informatyczne powodują, że faktury w postaci elektronicznej są przechowywane na serwerach w taki sposób, aby zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści (brak możliwości zmiany lub edycji danych), czytelność tych dokumentów oraz ich łatwe odszukanie.
Archiwizowanie otrzymanych faktur papierowych wyłącznie w formie elektronicznej ma zdecydowanie wymierny wpływ na wysokość kosztów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.
Jak już wspomniałem, dotychczasowy schemat uległ zmianie. Dziś wygląda on tak: robisz skany faktur i innych dokumentów i przesyłasz mailem do księgowości, a w „chmurze” przechowujesz je w formie elektronicznej, dla celów archiwalnych i dowodowych.
Ten nowy schemat spowodował, że przedsiębiorcy pytają:
- Czy skan faktury jest dowodem księgowym?
- Czy zeskanowana faktura może być ujmowana w kosztach podatkowych firmy?
Jeśli szukasz odpowiedzi na te pytania, znajdziesz je poniżej.
W myśl przepisów podatkowych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (z pewnymi wyjątkami, które tu możemy pominąć).
Definicja sformułowana w przepisach ma charakter ogólny.
Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez przedsiębiorcę powinien podlegać indywidualnej analizie.
To oznacza, że należy sprawdzić istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.
Warto zaznaczyć, że kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.
Aby wydatek stanowił koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
- nie może znajdować się w grupie wydatków, których wg przepisów ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
- został właściwie udokumentowany.
W myśl przepisów podatkowych dowody księgowe powinny być rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych. Natomiast dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.
W związku z powyższym moim zdaniem jeśli przesłany przez ciebie skan dokumentu potwierdza wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego między kosztami a przychodami, to taki dokument będzie dowodem księgowym i możesz ująć go w kosztach swojej firmy.
Dostarczanie faktur papierowych nie jest już konieczne.
Podobne stanowisko
Podobne stanowisko można znaleźć w interpretacji indywidualnej z dnia 12 maja 2020 r. Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG – Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych dowodami źródłowymi przechowywanymi w formie cyfrowej.
Jeśli uważasz, że ten wpis uzupełnił twoją wiedzę i że może przydać się także twoim znajomym, to podziel się nim na Facebooku, Twitterze, e-mailem lub w inny dowolny sposób.
Zachęcam do zostawienia komentarza.
Kategorie: koszty podatkowe,podatek VAT