Aby móc potrącić koszty, podatnik musi zgromadzić odpowiednie dowody ich poniesienia. Takimi dowodami będą faktury, podpisane umowy cywilnoprawne, listy płac oraz inne dowody księgowe, np. paragon fiskalny.
W przypadku kosztów, których wpływ na przychody jest trudny do wykazania, podatnik oprócz dowodów księgowych powinien mieć przygotowane również inne dowody świadczące o związku danego wydatku z przychodami. Przykładem takich wydatków są usługi niematerialne, np. doradztwo podatkowe czy usługi prawne. Organy podatkowe oprócz faktury kontrahenta za wykonaną usługę mogą wówczas zażądać od podatnika szczegółowych umów dotyczących świadczonych usług oraz np. raportów czy innych dokumentów potwierdzających ich faktyczne wykonanie.
Wydatki zaliczone do kosztów uzyskania przychodów nie mogą być bowiem pozorne. Aby dany wydatek mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, musi być wydatkiem rzeczywiście poniesionym. Samo jego udokumentowanie nie stanowi automatycznie podstawy zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodów. Ważne jest to, aby zdarzenie gospodarcze, którego wydatek dotyczy, rzeczywiście zaistniało.
Jak już wspomniałem, jednym z rodzajów dokumentu księgowego jest paragon. Jednakże nie wszystkie wydatki mogą być udokumentowane paragonem.
Zakup towarów handlowych nie może być udokumentowany paragonem.
Na podstawie § 12 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U z 2017 r., poz. 728) podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne i inne dowody, wymienione w § 13 i 14 ww. rozporządzenia, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
- określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwa i adres) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy;
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty;
- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych;
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Z kolei na podstawie § 14 ust. 1 powyższego rozporządzenia w celu udokumentowania zapisów w księdze dotyczących niektórych kosztów (wydatków) mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpis osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (tzw. dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość; w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).
Dowody, o których mowa w ust. 1, mogą dotyczyć wyłącznie:
- zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
- zakupu od ludności surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących, leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych – sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU ex 02.30.40.0);
- wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
- zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
- kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
- zakupu od ludności odpadów poużytkowych stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
- wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
- opłat sądowych i notarialnych;
- opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do dnia 31 grudnia 2008 r.;
- wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.
Na powyższej liście ustawodawca nie wymienił towarów handlowych.
Do zakupów, które mogą być udokumentowane paragonem, wprost odnosi się § 14 ust. 4 i 5 ww. rozporządzenia. Stosownie do tych przepisów paragonem [na którego odwrocie podatnik musi wpisać swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru] mogą być jedynie udokumentowane zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości, bhp i materiałów biurowych oraz wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów.
Zatem wydatki na zakup towarów handlowych na potrzeby ujęcia ich w podatkowej księdze przychodów i rozchodów nie mogą być udokumentowane paragonem, co wprost wynika z przepisów ww. rozporządzenia.
Zatem wydatki na zakup towarów handlowych na potrzeby ujęcia ich w podatkowej księdze przychodów i rozchodów nie mogą być udokumentowane paragonem, co wprost wynika z przepisów ww. rozporządzenia.
Na koniec warto wspomnieć, że brak odpowiedniego udokumentowania kosztu nie pozbawia podatnika prawa do udowodnienia faktu poniesienia kosztu za pomocą innych dowodów. Zgodnie bowiem z art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.
Jednak brak dowodu księgowego stawia podatnika w trudnej sytuacji. Z uwagi na fakt, że z przepisów rozporządzenia wprost wynika brak możliwości udokumentowania paragonem zakupu towarów handlowych, podatnik musi się liczyć z tym, że dany wydatek zostanie zakwestionowany jako koszt uzyskania przychodu przez organ podatkowy i może być przedmiotem sporu między podatnikiem a organem podatkowym.
Dlatego moim zdaniem kupując towary handlowe, warto zawczasu pamiętać o ich prawidłowym udokumentowaniu fakturą VAT.
Jeśli uważasz, że ten wpis uzupełnił twoją wiedzę i że może przydać się także twoim znajomym, to podziel się nim na Facebooku, Twitterze, e-mailem lub w inny dowolny sposób.
Zachęcam do zostawienia komentarza.
Kategorie: działalność gospodarcza,faktura VAT,kontrola w firmie,koszty podatkowe